Effiziente Einarbeitungsprozesse sind nicht nur für neue Mitarbeiter ein Gewinn, sondern auch für Unternehmen, die Zeit und Ressourcen sparen möchten. Doch was passiert, wenn das Onboarding nicht reibungslos funktioniert? Ein Beispiel aus der Erwachsenenbildung zeigt, wie moderne Technologien dieses Problem lösen und langfristig Erfolge sichern können.
Ein schwieriger Start: Das Problem unzureichender Einarbeitung
In einem kleinen Unternehmen im Bereich der Erwachsenenbildung mit über 50 Angestellten war das Onboarding neuer Lehrer eine enorme Herausforderung. Die erfahrenen Kollegen waren stark in ihre Kurse eingebunden und konnten neue Mitarbeiter kaum betreuen. Besonders junge und unerfahrene Lehrkräfte wurden oft ins kalte Wasser geworfen, ohne Zugang zu erprobten Unterlagen oder Unterstützung durch Mentoren.
Die Folgen waren gravierend:
- Überforderung: Rund 30 % der neuen Lehrer gaben innerhalb der ersten drei Monate an, sich überfordert zu fühlen. Die Dunkelziffer war vermutlich höher, da nicht alle offen zugaben, mit den Anforderungen zu kämpfen.
- Krankheit und Kündigungen: Die Überlastung führte häufig zu wiederholten Krankheitstagen, und einige Mitarbeiter entschieden sich bereits in der Probezeit für eine Kündigung.
- Zusätzlicher Betreuungsaufwand: Erfahrene Lehrer mussten trotz Zeitmangels Fragen beantworten, was die Produktivität des gesamten Teams beeinträchtigte.
Die Lösung: Strukturiertes Onboarding mit KI-Unterstützung
Das Unternehmen verfügte bereits über eine Fülle an wertvollen Ressourcen – von Word-Dokumenten bis zu YouTube-Videos. Doch der Zugriff auf diese Informationen war unübersichtlich und ineffizient. Hier kam NotebookLM ins Spiel, ein modernes KI-Tool, das Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführt und zugänglich macht.

Innerhalb weniger Stunden wurde auf NotebookLM eine zentrale Plattform eingerichtet, die den neuen Lehrern den Zugang zu allen wichtigen Informationen erleichterte. Anstatt sich mühsam durch unübersichtliche Ordnerstrukturen oder endlose Dokumente zu kämpfen, konnten sie nun einfach in natürlicher Sprache Fragen stellen wie:
„Was ist bei der Übergabe meiner Klasse an einen anderen Lehrer zu beachten?“
oder
„Ich möchte mich auf den Kurs XYZ vorbereiten. Welche Vorgehensweise hat sich bewährt?“
NotebookLM lieferte daraufhin präzise und verständliche Antworten – direkt und ohne langes Suchen.
Ein weiteres Highlight war die Möglichkeit, Inhalte wie Anleitungen, Tutorials oder wichtige Erklärungen als Podcast zu exportieren. Ein Lehrer beschrieb begeistert, wie er auf dem Weg zur Arbeit im Auto hilfreiche Tipps zur Unterrichtsstrukturierung anhörte, anstatt zu Hause wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen zu verlieren. Die Plattform machte es den neuen Lehrkräften erstmals möglich, flexibel und effizient genau die Unterstützung zu bekommen, die sie brauchten – wann und wo sie sie brauchten.
Messbare Erfolge
Die Einführung von NotebookLM brachte schnell greifbare Ergebnisse:
- Kürzere Einarbeitungszeiten: Die durchschnittliche Einarbeitungszeit verkürzte sich von 8 Wochen auf 5 Wochen – eine Zeitersparnis von 37 %.
- Weniger Rückfragen: Die Zahl der Rückfragen sank um 50 %, wodurch die erfahrenen Lehrer pro Woche rund 5 Stunden mehr für ihre Kernaufgaben hatten.
- Zufriedene Mitarbeiter: 90 % der neuen Lehrer fühlten sich besser unterstützt – ein Anstieg der Zufriedenheit um 60 %.
Eine unerwartete Dynamik
Bereits nach wenigen Tagen zeigte sich ein weiterer positiver Effekt: Einige Lehrer begannen, mit NotebookLM neue Unterrichtsmaterialien für ihre Klassen zu erstellen. Dazu legten sie ein neues „Notebook“ an und luden bestehende Dokumente mit Erklärungen, Videos und Audiodateien hoch. Die Ergebnisse waren beeindruckend: Mit nur wenigen gezielten Fragen konnten sie individuell zugeschnittene Materialien generieren, die sie direkt im Unterricht einsetzen konnten.
Die Begeisterung war spürbar: Lehrer berichteten, dass sie nun viel leichter auf die spezifischen Stärken und Schwächen ihrer aktuellen Klasse eingehen konnten – und das mit einem Bruchteil des Aufwands, den sie früher für die Erstellung allgemeiner Lernunterlagen benötigten. Plötzlich war es möglich, personalisierte Inhalte zu erstellen, die sowohl den Lehrkräften als auch den Schülern spürbar den Alltag erleichterten..
Fazit
Das Ziel, den Einarbeitungsprozess effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Belastung für das Team zu reduzieren, wurde nicht nur erreicht, sondern übertroffen. Mit NotebookLM haben die Mitarbeiter ein Werkzeug an der Hand, das nicht nur den Einstieg erleichtert, sondern auch die tägliche Arbeit deutlich produktiver macht.
Besonders spannend ist das enorme Potenzial dieser Technologie: Wenn die Mitarbeiter beginnen, ihre eigenen Ideen und Anwendungen zu entwickeln, könnten völlig neue Ansätze entstehen, die nicht nur die Effizienz, sondern auch die Innovationskraft des Unternehmens auf ein neues Level heben. Es wird aufregend zu sehen, wie diese Möglichkeiten in Zukunft genutzt werden!“
Wenn Sie ähnliche Herausforderungen in Ihrem Unternehmen haben, unterstütze ich Sie dabei, individuelle Lösungen zu entwickeln, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
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Effiziente Onboarding-Prozesse sind kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit in einer dynamischen Arbeitswelt. Mit meiner Schulung „Einarbeitungszeiten verkürzen: So gelingt effizientes Mitarbeiter-Onboarding„ entdecken Sie, wie Sie moderne KI-Tools nutzen, um neue Mitarbeiter schneller produktiv zu machen und gleichzeitig bestehende Teams zu entlasten.
Lassen Sie uns gemeinsam sicherstellen, dass Ihr Onboarding nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig ist – ganz gleich, ob Sie ein kleines Team oder ein wachsendes Unternehmen führen.

Auszug aus einer Online Schulung
(Video wird in Kürze nachgereicht)
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