Vor Kurzem durfte ich ein kleines, mittelständisches IT-Unternehmen aus Süddeutschland bei der Einführung eines KI-gestützten Systems für den Kunden-Support unterstützen. Aus Datenschutzgründen kann ich den Namen des Unternehmens nicht nennen, doch die Herausforderungen und die erzielten Ergebnisse sprechen für sich.
Herausforderungen in der Skalierbarkeit und Einarbeitung
Das Unternehmen hatte ein klassisches Problem:
Die Mitarbeiter waren echte Experten in ihrem Bereich und konnten Kundenfragen meist direkt aus ihrem eigenen Wissen heraus beantworten. Das führte zu einem beeindruckenden Qualitätsstandard – allerdings stellte uns genau dieser Ansatz vor einige Herausforderungen.
Ein großes Hindernis war die Skalierbarkeit. Neue Mitarbeiter brauchten oft Monate, um sich das erforderliche Fachwissen anzueignen und auf Augenhöhe mit ihren Kollegen zu agieren. Gleichzeitig bedeutete das für bestehende Mitarbeiter eine zusätzliche Belastung: Sie mussten nicht nur ihre eigenen Aufgaben bewältigen, sondern auch die neuen Kollegen intensiv einarbeiten.
Auch der Umgang mit neuen Technologien war problematisch. Jede Neuerung musste erst im gesamten Team etabliert werden, da sonst die Gefahr bestand, dass einzelne Mitarbeiter Anfragen nicht korrekt beantworten konnten. Besonders schwierig wurde es, wenn einer der „wissenden“ Mitarbeiter – diejenigen, die das Team am besten unterstützten – im Urlaub oder krank war. Die übrigen Kollegen hatten es dann häufig schwer, insbesondere in stressigen Phasen oder bei komplexen Anfragen.
Um diesem Problem zu begegnen, entschieden sich der Kunde für den Aufbau einer Wissensdatenbank. Sie sollte als zentrales Nachschlagewerk dienen, um allen Mitarbeitern schnellen Zugriff auf die wichtigsten Informationen zu ermöglichen.
Warum traditionelle Wissensdatenbanken scheitern
Doch auch diese Lösung brachte neue Schwierigkeiten mit sich. Die Pflege der Datenbank erwies sich als unerwartet kompliziert. Mit der Zeit wurde ihre Struktur immer komplexer, und die Aktualisierung der Inhalte kostete nicht nur viel Zeit, die dann wieder an anderen Stellen fehlte. Darüber hinaus war es eine Aufgabe, die niemand wirklich gerne übernahm, was die Situation zusätzlich erschwerte.
Das Ergebnis war eine Zwickmühle: Der Kunde hat ein großartiges Team mit hohem Fachwissen, doch der Aufwand, dieses Wissen aufrechtzuerhalten und zugänglich zu machen, war enorm. Es war klar, dass eine nachhaltigere, effizientere Lösung notwendig war.
Die Lösung: KI-gestützte Tools als Gamechanger

Die Lösung war NotebookLM, ein KI-gestütztes Tool, das das Wissen des Unternehmens effizient nutzbar machte.
In wenigen Schritten sammelten wir alle relevanten Dokumente, Videos und internen Leitfäden an einem zentralen Ort und verknüpften diese mit NotebookLM. Dadurch konnte das Support-Team erstmals:
- Fragen in natürlicher Sprache stellen und sofort präzise Antworten erhalten.
- Zeit sparen, da die Suche nach Informationen überflüssig wurde.
- Komplexe Updates leicht integrieren, ohne dass die Datenbank mühsam angepasst werden musste.
Schon in den ersten Wochen nach der Einführung bemerkte das Unternehmen deutliche Verbesserungen:
- 30 % schnellere Bearbeitung von Anfragen, da Informationen sofort verfügbar waren.
- Reduzierter Einarbeitungsaufwand: Neue Mitarbeiter konnten bereits nach wenigen Tagen produktiv mitarbeiten.
- Höhere Kundenzufriedenheit: Die schnelleren und präziseren Antworten spiegelten sich in einer verbesserten Bewertung des Supports wider.
„Das System hat unser Team deutlich entlastet und die Qualität unserer Antworten erheblich gesteigert“, erklärte der Projektleiter des Unternehmens im Abschlussgespräch.
Dieses Beispiel zeigt, wie leistungsfähig moderne KI-Tools wie NotebookLM sein können – und wie sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Zusammenarbeit im Team verbessern.
Ihr Support-Team verdient die besten Tools und Methoden
Möchten Sie die Effizienz Ihres Kunden-Supports auf ein neues Level heben? In meiner Schulung „Mehr Effizienz im Support-Alltag – Moderne KI-Lösungen“ erfahren Sie, wie Sie KI-Tools wie NotebookLM in Ihrem Unternehmen erfolgreich integrieren.
In nur 3 Stunden lernen Sie praxisnah, wie Sie:
- den Pflegeaufwand Ihrer Wissensdatenbank drastisch reduzieren,
- die Geschwindigkeit Ihrer Support-Mitarbeiter ohne große Schulungen auf ein völlig neues Niveau anheben und
- die Einarbeitung neuer Mitarbeiter revolutionieren.

Auszug aus einer Online Schulung
(Video wird in Kürze nachgereicht)
Ihr Thema zählt!
Haben Sie eine Idee, die Ihnen besonders am Herzen liegt, oder eine Frage, die Ihnen schon lange unter den Nägeln brennt?
Teilen Sie mir Ihre Gedanken mit, und gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die Ihre Erwartungen übertrifft. Ihre Inspiration könnte der nächste spannende Schritt in meinem Angebot sein – lassen Sie uns zusammen die Zukunft gestalten!